SHS permette di importare fatture PA (e relative notifiche o ricevute) per la sola conservazione sostitutiva; ecco in breve le istruzioni per come procedere:

1. Scaricare in una cartella tutte le fatture che si desidera importare; le fatture dovranno avere la nomenclatura standard ed essere già firmate elettronicamente, quindi molto probabilmente saranno dei file con estensione “.P7M”. 
Attenzione: al momento SHS pretende che il nome del file sia ITXXXXXXXXXX_YYY.xml.p7m dove XXXXXXXXX corrisponde alla partita IVA del soggetto e YYY è un numero progressivo; qualora i vostri file nell’area XXXXXXXXX riportassero il codice fiscale del soggetto, questi vanno rinominati con l’indicazione della partita IVA

2. Opzionale: scaricare nella stessa cartella le eventuali ricevute o notifiche; il passaggio non è obbligatorio, ma consigliamo caldamente di farlo. 
Attenzione: si devono importare i file di esito vero e proprio, aventi quindi estensione “.XML” o “.XML.P7M”, e non i “.PDF”. I file avranno come nome ITXXXXXXXXXX_YYY_ZZZ.xml (o .xml.p7m) dove ITXXXXXXXXXX_YYY deve corrispondere al nome del file della fattura cui afferiscono.
Attenzione: le notifiche e ricevute possono essere importate solo assieme alle fatture; non sarà possibile aggiungerle a fatture già caricate.

3. Comprimere tutti i file di questa cartella in un singolo file ZIP.
Attenzione: si devono comprimere i file e non la cartella, per esempio selezionandoli tutti e poi avviando la compressione cliccandoci sopra con il tasto destro del mouse.

4. Accedere ad SHS.

5. Entrare nell’azienda che ha emesso la fattura.

6. Entrare nel menù “Fatture Attive” -> “Fattura a PA” -> “Invio in Conservazione”:

7. Caricare il file ZIP creato al punto 3, verificando che la ragione sociale del fornitore (soggetto emittente la fattura) sia corretta:

8. Si può verificare l’avanzamento dell’operazione, l’esito ed eventuali errori accedendo a “Strumenti” -> “Stato Attività”

9. Una volta completato con successo il caricamento, tali fatture e relative notifiche saranno visibili all’interno del sistema come tutte le altre.